Privacy Verklaring
(versie 1.6, 5 juli 2024)
Karmenta
Karmenta, gevestigd aan Steeg 6, 5482 WN te SCHIJNDEL, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
https://www.karmenta.nl
Steeg 6
5482 WN SCHIJNDEL
+31 - 73 - 7200 993
G.F. Verheij is de Functionaris Gegevensbescherming van Karmenta. Hij is te bereiken via
Persoonsgegevens die wij verwerken
Karmenta verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Deze verwerking vindt met name plaats in het elektronisch patienten dossier. Dit is software (Medicore EPD) van een ICT-leverancier (Tenzinger) die is ontwikkeld conform alle richtlijnen, wetten, normen (onder andere NEN-7510) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Gewicht en lengte
- Gegevens van uw zorgverzekering
- E-mailadres
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
Uw IP-adres (ook een persoonsgegeven) hebben wij vanzelfsprekend niet nodig voor uw behandeling en slaan wij dan ook niet op in de database.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Karmenta verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
- Medische gegevens over uw klachten en uw gezondheid
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Karmenta verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Om onze medische zorg aan u te kunnen verlenen
- Deze zorg verlenen we aan u in het kader van de Wet op de geneeskundige behandeling, dat is de overeenkomst tussen u en onze medisch specialist
- Teneinde uw behandeling bij u of uw zorgverzekeraar te kunnen declareren (financiele gegevens)
Geautomatiseerde besluitvorming
Karmenta neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Karmenta) tussen zit.
Karmenta gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:
- Elektronisch Patienten Dossier,
- PACS (Picture Archiving Communication System), gekoppeld aan het EPD
- Microsoft Office 365 omgeving (cloud-based)
- e-Quse kwaliteitsmanagement-systeem
- ICT-systemen van Medisch Centrum Schijndel
- Ingevulde formulieren in de website www.Karmenta.nl
- Patientenportaal in de website www.Karmenta.nl
U kunt uw eventuele klachten in een online reactieformulier aangeven op de website (hier). Dit kan ook via een papieren formulier. De informatie die u geeft is voor de medisch specialist die met u de behandeling bespreekt en kan besproken worden in ons team om de zorg te verbeteren.
Persoonlijke gegevens in de website www.Karmenta.nl
Patienten kunnen zich registreren als patient in de website van Karmenta. In hun gebruikers-account worden de volgende persoonlijke gegevens opgeslagen:
- Naam
- Gebruikersnaam
- e-mail adres
- Data: de datum van aanmaken van het account en de datum van laatste keer inloggen
- Geboortedatum
- Uniek patienten-ID van Medicore EPD
Deze laatste twee gegevens zijn vereist om ingevulde formulieren in de website van Karmenta.nl te kunnen opslaan in documentbeheer van het elektronisch patientdossier van de juiste patient.
Het gebruik van 2FA, dus inloggen met twee factoren, een wachtwoord en een extra beveiligingscode, bijv. via SMS of een verificatie-e-mail, of met een Authenticator, is mogelijk en kan door de gebruikers ingeschakeld worden. Uw gebruikers-account-gegevens worden bewaard in de website en in principe niet automatisch verwijderd. U kunt een verzoek indienen om uw gebruikers-account-gegevens uit de website te verwijderen via
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Karmenta bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens
- Medicore EPD: conform de wettelijke bepalingen is het verplicht om medische gegevens 20 jaar te bewaren.
- Joomla!CMS om gebruikers te registreren die extra toegangsrechten hebben op onze website: zolang ze werkzaam zijn voor Karmenta.
- Google Analytics, uitsluitend om het bezoekersgedrag op onze website te analyseren. Het opslaan van IP-adressen bij Google is geblokkeerd. Gegevens worden in Google Analytics maximaal 14 maanden bewaard (de kortst mogelijke termijn).
Korte bewaartermijn van formulieren in de website
Formulieren die u invult op onze website, nadat u bent ingelogd in het patientenportaal, worden na het invullen automatisch via de API-koppeling verplaatst naar het Medicore EPD, waar ze lang bewaard worden in uw medisch dossier (dat is ook verplicht). In de website worden deze formulieren niet langer bewaard dan twee weken, en automatisch na deze bewaartermijn verwijderd. Dit is lang genoeg om eventuele fouten bij het verplaatsen naar het Medicore EPD te kunnen herstellen. Dit geldt voor de volgende formulieren in de website:
| id: | Website-formulier | Bewaartermijn |
| 8 | Stel een vraag aan Karmenta | 14 dagen |
| 11 | Pre-operatieve screening formulier | 60 dagen |
| 15 | Greene Scale formulier (Overgangsklachtenvragenlijst) patient-versie | 14 dagen |
| 17 | Patientregistratieformulier | 14 dagen |
| 18 | Coulanceaanvraagformulier | 200 dagen |
| 19 | Intakeformulier Stap voor Stap (geen e-mail, of opslag gegevens) | 0 dagen |
| 21 | Toestemmingsverklaring WGBO | 14 dagen |
| 25 | IIEF Vragenlijst | 14 dagen |
| 26 | IPSS Vragenlijst | 14 dagen |
| 34 | Herhaalrecepten-formulier | 14 dagen |
| 36 | Module Afsluiting formulier | 14 dagen |
Uw persoonlijke gegevens worden dus zo kort mogelijk, en niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard in onze website. Andere formulieren in de website die niet in de tabel hierboven staan kunnen langer bewaard worden, of worden handmatig verwijderd.
Gespreksopnames van telefoongesprekken
Telefoongesprekken die patienten voeren met Karmenta worden opgeslagen. Het doel van deze verwerking is:
- Kwaliteitsbewaking
- Trainings en coachingmogelijkheden
- Controleren van gemaakte afspraken
Opnames van telefoongesprekken worden maximaal 6 maanden bewaard in de systemen van de telefonie-provider X2Com / Clearvox en daarna automatisch verwijderd.
Delen van persoonsgegevens met derden
Karmenta verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Incassobureau Medicas
Met patienten die verzuimen hun factuur te betalen zal Karmenta contact opnemen (e-mail, telefoon, herinneringen, aanmaningen per post, anders-zins). Als dit niet tot resultaat leidt, dan dragen we uiteindelijk onze nota over aan medisch incassobureau Medicas. Het is gerechtvaardig belang om dan uw persoonsgegevens met Medicas te delen, maar ook niet meer dan nodig om het incassotraject op te starten. (minimale gegevensverwerking; artikel 5 sub c AVG).
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Karmenta gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Karmenta en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Karmenta wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Karmenta neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via
- TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
- Communicatie met onze website is versleuteld (SSL en HTTPS)
- Medewerkers die kunnen inloggen op de website en uw persoonsgegevens kunnen inzien, loggen in met uitgebreide veiligheidsmaatregelen, zoals two-factor-authenticatie en uitgebreid wachtwoord-management
- Beheer van de website gaat over versleutelde verbindingen (S-FTP en SSH)
- Er worden nimmer persoonlijke gegevens, zoals over uw klacht of over uw gezondheid via de e-mail verstuurd
- De website is beschermd tegen hackers, dmv een correct geconfigureerde firewall en logging
- De software-versies van alle onderdelen van de website wordt geautomatiseerd actueel gehouden en er worden regelmatig backups gemaakt
- Het beheer van de website vindt plaats volgens een beheerrichtlijn.
Koppelingen naar websites die niet van Karmenta zijn
De website bevat links naar andere webpagina’s. Als u deze links volgt, verlaat u de website van Karmenta. Karmenta heeft geen zeggenschap over hun privacymaatregelen, die kunnen afwijken van het beleid en de maatregelen van Karmenta. De persoonsgegevens die u verstrekt aan derden, vallen niet onder het privacy beleid van Karmenta. We raden u aan het privacy beleid van andere bedrijven te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Bij het gebruik van persoonsgegevens op deze website wordt de Europese Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, GDPR in het Engels) gevolgd. De AVG helpt de privacy van burgers te beschermen. Ook persoonsgegevens die via internet worden verzameld, bewaard, gebruikt, of op enige andere vorm ter beschikking gesteld, met elkaar in verband gebracht, alsmede afgeschermd worden, vallen onder deze wet. Op grond van de AVG dient, voordat persoonsgegevens worden gebruikt, de persoon daarvan op de hoogte te worden gesteld en dient ook het doel te worden meegedeeld waarvoor ze verzameld worden. Persoonsgegevens worden dus alleen gebruikt als dat uitdrukkelijk is meegedeeld. Uw gegevens kunnen echter wel worden gebruikt voor opsporing, als strafbare feiten worden gepleegd of strafbare uitlatingen worden gedaan en verdere uitzonderingen zoals genoemd in de AVG.
Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, echter zonder het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google Analytics voor meer informatie.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt en om rapporten over de website aan ons te verstrekken. Hiermee kunnen wij de inrichting van de website beter afstemmen op de wensen van de bezoekers. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. Wij hebben hier geen invloed op.
Twitter, Facebook
Op deze site kunnen knoppen opgenomen zijn om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken, zoals Twitter en Facebook. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Twitter en Facebook. Deze code plaatst ook een cookie (zie boven).
